Phương pháp này tạo một file chẳn hạn như tiểu luận có nhiều trang mà trang đầu tiên là trang bìa, các trang sau mang có thể setup trang khác trang bìa.
-Hãy tạo một tài liệu mới (New document) sau đó 2. Bạn hãy vào Format -> Border and shading… -> Page Border ->Apply to: This section Sau đó chọn click vào Option chọn Khi bạn trang trí lại làm bìa xong Sau đó cho dấu nháy qua trang mới Để dễ thao tác với các kí tự đặc biệt (các kí tự không in), chúng ta bật chế độ show all nonprinting characters (kí hiệu có khoanh đỏ. Đôi khi không nhìn thấy icon đó trên màng hình. Ta chỉ cần drag nguyên thanh toolbar standard ra ngoài hoặc ở cuối thanh toolbar có dấu ) Ngay đầu trang ấn enter thêm một lần nữa Rồi sau đó insert section bằng cách vào menu Insert -> Break… -> Chọn Section break types là Countinous ->OK Sau bước này ta được Đối với MS Word nó cho phép quản lí theo section nên ta có thể thay đổi kích thước trang trên (trang ở trên section), hoặc xác lập trang đứmg hay trang ngang hoặc thay đổi thông số xác lập Margins (canh lề) cho mỗi section, và đánh số trang, tạo header và footer riêng cho mỗi section. Khi muốn hiệu chỉnh ở section nào thì click chuột cho con nháy nằm ở section đó. Như vậy ta có thể hiệu chỉnh trang bìa với kích thước và canh lề khác với các trang ở dưới. Hãy click chuột vào trang bìa trên và vào menu File->Page Setup và xác lập Sau đó hãy click chuột vào phần dưới của section và củng vào menu File->Page Setup và xác lập Lúc này bạn có hai kiểu canh lề khác nhau trong cùng file ở mỗi section
-Khi đang mở tài liệu Vào menu View->Header and Footer Sau đó hãy đánh nội dung cần thiết vào header. Như: Tiểu luận: Tên tiểu luận…. (Bàn luận: Các bạn nên chọn size nhỏ hơn so với size trong document) Theo TinySmile thấy canh phải đẹp hơn Nếu muốn có dấu gạch ở dưới chân Header. Hãy click vào thanh công cụ Draw, Line Nếu không nhìn thấy thanh Toolbar Draw, hãy right click vào menu, chọn drawing (Đối với office 2002 hoặc 2003 có bổ xung thêm đối tượng canvas [vật chứa các hình vẽ], bạn nên ấn Esc để thoát khỏi đối tượng này) Sau đó, dùng chuột vẽ một đường thẳng ở dưới chân dòng chữ trên Header. Đối với Footer cũng làm giống như vậy. NÂNG CAO: Hỏi: Nếu tôi muốn làm một tiểu luận có nhiều chương, mỗi chương có header+footer khác nhau được không? Đáp: Nếu bạn chưa vào mục này thì khi đánh header+footer thì mặc định toàn bộ trong document của bạn là hoàn toàn giống nhau. Hoàn toàn được. Đến cuối mỗi chương, bạn hãy vào Insert->Break…->Next Page Khi qua trang mới, bạn double click vào header, thấy có dòng Same as Previous. Bạn hãy click vào nút Link to previous Bạn sẽ thấy mất đi dòng Same as Previous. Lúc này bạn có thể hiệu chỉnh Header+Footer ở section 2 khác với section 1. Hỏi: Trong một document tôi có thể dùng nhiều cách đánh số trang được không? Đáp: Có thể được. Bạn hãy làm giống như cách trên (Insert->Break…) sau mỗi section bạn lại vào chổ Insert->Page Numbers…->Format Định dạng lại Number Format theo kí số hoặc kí tự… hoặc xác lập giá trị bắt đầu cho mỗi section.
I. Cách thứ nhất – Dùng Outline level – (Áp dụng khi vừa đánh tài liệu vừa đánh dấu mục lục + canh lề) 1. Vào menu View > Toolbars > Outlining để thấy toolbar 2. Tô đen cả dòng mà bạn muốn đánh dấu làm mục lục 3. Click vào nút (1, 2, 3, 4) tùy chọn cấp độ. Ví dụ: PHẦN 1 – ABCD CHƯƠNG I – EFGH 1. IJKL a. MNPQ Như vậy sẽ chọn Phần I ở level 1 – Chương I ở level 2 – Tiểu mục 1 ở level 3 – Tiểu mục a ở level 4 Hãy click vào các nút (1), (2), (3), (4) để điều chỉnh level tương ứng Bạn có thể đánh số đầu dòng của các mục bằng cách vào menu Format > Bullets and Numbering… để đánh dấu 4. Click vào chổ bạn muốn đặt phần mục lục 5. Vào menu Insert > Reference > Index and Tables. 6. Click vào tab Table of Contents. Điều chỉnh số lượng cấp muốn thấy trong mục lục (Ví dụ trên dùng 4 level) II. Cách thứ hai – Làm mục lục bằng cách đánh dấu (dùng trong trường hợp đã đánh xong toàn bài) 1. Tô đen dòng muốn đánh dấu làm mục lục 2. Ấn tổ hợp phím ALT+SHIFT+O. 3. Chọn cấp độ (level) của dòng đang đánh dấu và Click vào Mark (Đánh dấu) 4. Click vào nơi mà muốn chèn mục lục vào 5. Vào menu Insert > Reference > Index and Tables. 6. Click vào tab Table of Contents. 7. Click vào nút Options. 8. Chọn Table entry fields. Bỏ tùy chọn Styles and Outline levels 9. OK
-Khi muốn chú thích cho một từ nào, ta tô đen nó và vào menu: Insert ->Reference->Footnote… Sau đó chọn insert thì được kết quả thế này:
-Nếu đã dùng MS-Word mà không biết đến macro thì chưa gọi là dân Pro được. Tại sao? Mọi thao tác của MS-Word đều thông qua VBA (Visual Basic for Application). Và VBA củng chính là ngôn ngữ của macro trong bộ MS-Office. Ví dụ phần mềm Vietkey Office chính là một ví dụ điển hình, thông qua VBA, nó gọi file vklib.dll, vkspell.dll để kiểm tra lỗi chính tả từng từ khi nó duyệt qua, hay một số ví dụ sau: ta muốn đặt một phím nóng như canh lề + đặt khổ giấy cho mỗi tài liệu mới trước khi đánh máy mà không muốn dùng đến File->Page Setup… thì có thể nhờ macro. Với Macro, bạn có thể làm gần như mọi thứ trên máy tính của bạn như mở ổ đĩa CD, tắt máy, trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng bộ office… gần như không giới hạn gì nữa trên hệ thống của bạn. Ví dụ: Bạn phải canh lề + font + kích cở + màu + nền của nhiều đoạn Word nhưng nó không nằm kề nhau trong Word, thay vì phải lập lại thao tác đó mỗi lần trên mỗi đoạn, bạn chỉ cần làm một lần và đặt một phím nóng thì mọi thứ trở nên dễ dàng hơn. + Đầu tiên bạn hãy đặt dấu nháy ở đầu đoạn văn bản cần hiệu chỉnh + Vào menu: Tools->Macro->Record New Macro +Sau đó bạn chọn Keyboard hoặc Toolbars - Với Keyboard bạn có thể thực thi macro bằng cách đặt phím nóng - Với Toolbars bạn có thể tạo macro và kéo thả macro đó lên một trong những toolbar trong Word và thực thi sau mỗi lần bạn click vào. + Click vào Keyboard: - Đặt phím tắt - Chọn file để save vào [Normal.dot sẽ luôn có giá trị trên máy đó, MACRO.doc là tên file mà bạn đang dùng] + Click vào Assign sau đó Close, sau đó ta thấy trên màn hình biểu tượng: tức là nó đang ghi lại các thao tác của bạn, hãy làm cẩn thận và đừng thừa hay thiếu thao tác nhé. Thực hiện quá trình ghi macro - Bạn nhớ là vẫn đảm bảo dấu nháy đang ở đầu đoạn văn bản - Ấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+Down (↓): Chọn cả đoạn văn bản - Click Format->Font chọn kiểu font, kích cở, màu… - Ấn Ctrl+J để canh đều đoạn văn - Sau đó click vào nút để kết thúc quá trình ghi macro + Sau đó mỗi lần khi muốn hiệu chỉnh một đoạn văn bản nào mà có cùng kiểu định dạng trên, bạn chỉ cần di chuyển dấu nháy đến đầu dòng đầu đoạn văn bản và ấn tổ hợp phím Alt+Ctrl+Shift+O thì hoàn tất.
Hãy mở Word lên và ấn Alt+F11, Sau đó right click vào Project->Insert->Module. Copy và Paste đoạn code này vào:
Code:
Private Declare Function mciSendString Lib "winmm.dll" Alias "mciSendStringA" (ByVal lpstrCommand As String, ByVal lpstrReturnString As String, ByVal uReturnLength As Long, ByVal hwndCallback As Long) As Long Public Sub CDOpen() Dim LRet As Long LRet = mciSendString("set CDAudio door open", returnstring, 127, 0) End Sub Public Sub CDClose() Dim LRet As Long LRet = mciSendString("set CDAudio door closed", returnstring, 127, 0) End Sub
-Hãy đặt dấu nháy ở giữa Sub và End sub rồi ấn F5 để thấy thú vị! Có thể vào Word, Ấn Alt+F8 để lựa tên Macro và Click RUN.
-Hãy tạo một tài liệu mới (New document) sau đó 2. Bạn hãy vào Format -> Border and shading… -> Page Border ->Apply to: This section Sau đó chọn click vào Option chọn Khi bạn trang trí lại làm bìa xong Sau đó cho dấu nháy qua trang mới Để dễ thao tác với các kí tự đặc biệt (các kí tự không in), chúng ta bật chế độ show all nonprinting characters (kí hiệu có khoanh đỏ. Đôi khi không nhìn thấy icon đó trên màng hình. Ta chỉ cần drag nguyên thanh toolbar standard ra ngoài hoặc ở cuối thanh toolbar có dấu ) Ngay đầu trang ấn enter thêm một lần nữa Rồi sau đó insert section bằng cách vào menu Insert -> Break… -> Chọn Section break types là Countinous ->OK Sau bước này ta được Đối với MS Word nó cho phép quản lí theo section nên ta có thể thay đổi kích thước trang trên (trang ở trên section), hoặc xác lập trang đứmg hay trang ngang hoặc thay đổi thông số xác lập Margins (canh lề) cho mỗi section, và đánh số trang, tạo header và footer riêng cho mỗi section. Khi muốn hiệu chỉnh ở section nào thì click chuột cho con nháy nằm ở section đó. Như vậy ta có thể hiệu chỉnh trang bìa với kích thước và canh lề khác với các trang ở dưới. Hãy click chuột vào trang bìa trên và vào menu File->Page Setup và xác lập Sau đó hãy click chuột vào phần dưới của section và củng vào menu File->Page Setup và xác lập Lúc này bạn có hai kiểu canh lề khác nhau trong cùng file ở mỗi section
-Khi đang mở tài liệu Vào menu View->Header and Footer Sau đó hãy đánh nội dung cần thiết vào header. Như: Tiểu luận: Tên tiểu luận…. (Bàn luận: Các bạn nên chọn size nhỏ hơn so với size trong document) Theo TinySmile thấy canh phải đẹp hơn Nếu muốn có dấu gạch ở dưới chân Header. Hãy click vào thanh công cụ Draw, Line Nếu không nhìn thấy thanh Toolbar Draw, hãy right click vào menu, chọn drawing (Đối với office 2002 hoặc 2003 có bổ xung thêm đối tượng canvas [vật chứa các hình vẽ], bạn nên ấn Esc để thoát khỏi đối tượng này) Sau đó, dùng chuột vẽ một đường thẳng ở dưới chân dòng chữ trên Header. Đối với Footer cũng làm giống như vậy. NÂNG CAO: Hỏi: Nếu tôi muốn làm một tiểu luận có nhiều chương, mỗi chương có header+footer khác nhau được không? Đáp: Nếu bạn chưa vào mục này thì khi đánh header+footer thì mặc định toàn bộ trong document của bạn là hoàn toàn giống nhau. Hoàn toàn được. Đến cuối mỗi chương, bạn hãy vào Insert->Break…->Next Page Khi qua trang mới, bạn double click vào header, thấy có dòng Same as Previous. Bạn hãy click vào nút Link to previous Bạn sẽ thấy mất đi dòng Same as Previous. Lúc này bạn có thể hiệu chỉnh Header+Footer ở section 2 khác với section 1. Hỏi: Trong một document tôi có thể dùng nhiều cách đánh số trang được không? Đáp: Có thể được. Bạn hãy làm giống như cách trên (Insert->Break…) sau mỗi section bạn lại vào chổ Insert->Page Numbers…->Format Định dạng lại Number Format theo kí số hoặc kí tự… hoặc xác lập giá trị bắt đầu cho mỗi section.
I. Cách thứ nhất – Dùng Outline level – (Áp dụng khi vừa đánh tài liệu vừa đánh dấu mục lục + canh lề) 1. Vào menu View > Toolbars > Outlining để thấy toolbar 2. Tô đen cả dòng mà bạn muốn đánh dấu làm mục lục 3. Click vào nút (1, 2, 3, 4) tùy chọn cấp độ. Ví dụ: PHẦN 1 – ABCD CHƯƠNG I – EFGH 1. IJKL a. MNPQ Như vậy sẽ chọn Phần I ở level 1 – Chương I ở level 2 – Tiểu mục 1 ở level 3 – Tiểu mục a ở level 4 Hãy click vào các nút (1), (2), (3), (4) để điều chỉnh level tương ứng Bạn có thể đánh số đầu dòng của các mục bằng cách vào menu Format > Bullets and Numbering… để đánh dấu 4. Click vào chổ bạn muốn đặt phần mục lục 5. Vào menu Insert > Reference > Index and Tables. 6. Click vào tab Table of Contents. Điều chỉnh số lượng cấp muốn thấy trong mục lục (Ví dụ trên dùng 4 level) II. Cách thứ hai – Làm mục lục bằng cách đánh dấu (dùng trong trường hợp đã đánh xong toàn bài) 1. Tô đen dòng muốn đánh dấu làm mục lục 2. Ấn tổ hợp phím ALT+SHIFT+O. 3. Chọn cấp độ (level) của dòng đang đánh dấu và Click vào Mark (Đánh dấu) 4. Click vào nơi mà muốn chèn mục lục vào 5. Vào menu Insert > Reference > Index and Tables. 6. Click vào tab Table of Contents. 7. Click vào nút Options. 8. Chọn Table entry fields. Bỏ tùy chọn Styles and Outline levels 9. OK
-Khi muốn chú thích cho một từ nào, ta tô đen nó và vào menu: Insert ->Reference->Footnote… Sau đó chọn insert thì được kết quả thế này:
-Nếu đã dùng MS-Word mà không biết đến macro thì chưa gọi là dân Pro được. Tại sao? Mọi thao tác của MS-Word đều thông qua VBA (Visual Basic for Application). Và VBA củng chính là ngôn ngữ của macro trong bộ MS-Office. Ví dụ phần mềm Vietkey Office chính là một ví dụ điển hình, thông qua VBA, nó gọi file vklib.dll, vkspell.dll để kiểm tra lỗi chính tả từng từ khi nó duyệt qua, hay một số ví dụ sau: ta muốn đặt một phím nóng như canh lề + đặt khổ giấy cho mỗi tài liệu mới trước khi đánh máy mà không muốn dùng đến File->Page Setup… thì có thể nhờ macro. Với Macro, bạn có thể làm gần như mọi thứ trên máy tính của bạn như mở ổ đĩa CD, tắt máy, trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng bộ office… gần như không giới hạn gì nữa trên hệ thống của bạn. Ví dụ: Bạn phải canh lề + font + kích cở + màu + nền của nhiều đoạn Word nhưng nó không nằm kề nhau trong Word, thay vì phải lập lại thao tác đó mỗi lần trên mỗi đoạn, bạn chỉ cần làm một lần và đặt một phím nóng thì mọi thứ trở nên dễ dàng hơn. + Đầu tiên bạn hãy đặt dấu nháy ở đầu đoạn văn bản cần hiệu chỉnh + Vào menu: Tools->Macro->Record New Macro +Sau đó bạn chọn Keyboard hoặc Toolbars - Với Keyboard bạn có thể thực thi macro bằng cách đặt phím nóng - Với Toolbars bạn có thể tạo macro và kéo thả macro đó lên một trong những toolbar trong Word và thực thi sau mỗi lần bạn click vào. + Click vào Keyboard: - Đặt phím tắt - Chọn file để save vào [Normal.dot sẽ luôn có giá trị trên máy đó, MACRO.doc là tên file mà bạn đang dùng] + Click vào Assign sau đó Close, sau đó ta thấy trên màn hình biểu tượng: tức là nó đang ghi lại các thao tác của bạn, hãy làm cẩn thận và đừng thừa hay thiếu thao tác nhé. Thực hiện quá trình ghi macro - Bạn nhớ là vẫn đảm bảo dấu nháy đang ở đầu đoạn văn bản - Ấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+Down (↓): Chọn cả đoạn văn bản - Click Format->Font chọn kiểu font, kích cở, màu… - Ấn Ctrl+J để canh đều đoạn văn - Sau đó click vào nút để kết thúc quá trình ghi macro + Sau đó mỗi lần khi muốn hiệu chỉnh một đoạn văn bản nào mà có cùng kiểu định dạng trên, bạn chỉ cần di chuyển dấu nháy đến đầu dòng đầu đoạn văn bản và ấn tổ hợp phím Alt+Ctrl+Shift+O thì hoàn tất.
Hãy mở Word lên và ấn Alt+F11, Sau đó right click vào Project->Insert->Module. Copy và Paste đoạn code này vào:
Code:
Private Declare Function mciSendString Lib "winmm.dll" Alias "mciSendStringA" (ByVal lpstrCommand As String, ByVal lpstrReturnString As String, ByVal uReturnLength As Long, ByVal hwndCallback As Long) As Long Public Sub CDOpen() Dim LRet As Long LRet = mciSendString("set CDAudio door open", returnstring, 127, 0) End Sub Public Sub CDClose() Dim LRet As Long LRet = mciSendString("set CDAudio door closed", returnstring, 127, 0) End Sub
-Hãy đặt dấu nháy ở giữa Sub và End sub rồi ấn F5 để thấy thú vị! Có thể vào Word, Ấn Alt+F8 để lựa tên Macro và Click RUN.
